Prendre les mesures d’un portail, c’est un quart d’heure. Rédiger le devis, relancer le client, écrire au fournisseur et faire la facture prend bien plus de temps. Quand on fabrique et pose des portails, des volets roulants, des portes ou des serrures, on passe beaucoup de temps hors chantier, dans l’administratif.
Ce travail administratif correspond bien à ce que l’IA sait faire aujourd’hui. L’IA lit les e-mails, met les notes au propre et prépare les documents. Vous gardez le contrôle.
Voici dix cas d’usage concrets. Ils valent pour les entreprises qui fabriquent et posent des portails, des portes, des volets roulants, des portes de garage enroulables ou des garde-corps, avec ou sans service de dépannage.
1. Chaque e-mail est lu et trié
Demandes de devis, réclamations, fournisseurs et changements de dernière minute arrivent tous dans la même boîte mail. Plusieurs personnes la lisent, personne ne sait ce que l’autre a déjà traité, et une demande reste en plan.
Un agent IA lit chaque nouvel e-mail de votre boîte mail partagée, pièces jointes comprises, et le range dans le bon dossier : demande de devis, dépannage, fournisseur ou administratif. S’il concerne une pose prévue aujourd’hui ou demain, l’e-mail passe en priorité. L’IA prépare aussi une réponse dans votre ton, avec les questions qui manquent encore : photos, dimensions, accès. En cas de doute, l’e-mail atterrit dans « À vérifier ». Chaque matin, vous recevez un court récapitulatif.
2. Vous dictez sur place, l’IA fait la fiche de chantier
Lors d’une prise de mesures, beaucoup de détails apparaissent. Ils ont tendance à se perdre.
Vous dictez vos notes sur votre téléphone, comme un message vocal, et vous prenez vos photos. L’IA met tout dans votre fiche de chantier habituelle : dimensions, matériaux, détails pratiques. Chaque photo est rattachée au bon élément. S’il manque quelque chose, l’IA vous le demande avant que vous ne repartiez : « Où se trouve la prise électrique la plus proche ? »
Vous dites : « Portail coulissant, ouverture de quatre mètres cinquante, pilier maçonné à gauche, dalle béton, accès étroit par une ruelle, avec motorisation. » Sur la fiche, chaque mesure et chaque option est à sa place.
3. L’IA prépare le devis, vous validez
Un devis sur mesure, ce sont des lignes détaillées, de longues descriptions et des prix qui dépendent des dimensions. Les devis se ressemblent, et pourtant vous repartez à chaque fois de zéro.
Pour automatiser les devis avec l’IA, l’IA lit la fiche de chantier, les e-mails et les photos. Elle cherche dans vos anciens devis les chantiers les plus proches et en reprend les lignes et les descriptions. Elle calcule les quantités avec votre propre tarif, options comme la motorisation ou le thermolaquage comprises. Ce qu’elle a supposé ou ce qui manque encore est indiqué. Le devis arrive comme brouillon dans votre logiciel de devis. Vous corrigez et vous envoyez.
4. Relancer les devis au bon moment
Beaucoup de devis restent sans réponse. Rarement parce que le client dit non, plus souvent parce qu’il a oublié ou n’a pas encore eu le temps.
Chaque devis envoyé entre dans une liste de suivi, avec une relance après, par exemple, 7 et 14 jours. À ce moment-là, l’IA relit le devis et les e-mails précédents, et rédige un message qui s’y rapporte, plutôt qu’un « je me permets de revenir vers vous » générique. Vous envoyez en un clic. Si le client répond, l’IA trie la réponse (accord, question, négociation ou refus, avec le motif) et met à jour le statut.
Le client avait écrit « nous devons encore en parler avec le syndic » ? La relance demande alors si c’est fait, et propose de présenter le devis à la prochaine assemblée générale.
5. Comparer les prix des fournisseurs et des sous-traitants
Vitrage, thermolaquage, moteurs, quincaillerie : pour un seul chantier, vous demandez souvent des prix à plusieurs interlocuteurs. Le moins cher change selon l’élément, et chacun travaille différemment : via un site web, par e-mail ou via un portail.
Vous dressez la liste des éléments, ou elle vient directement du devis. Pour chaque fournisseur, vous paramétrez une seule fois la façon de demander le prix. Pour un site web, un agent IA l’ouvre lui-même dans un navigateur et cherche le prix, comme vous le feriez. Pour un fournisseur qui travaille par e-mail, l’IA prépare la demande. Les devis qui reviennent par e-mail, elle les lit. Vous obtenez un seul tableau avec, pour chaque élément, le prix, le délai de livraison et les conditions. « Introuvable » et « en attente de réponse » y figurent aussi.
6. Chaque demande de dépannage devient un ticket
Une serrure bloquée, un volet roulant qui ne descend plus, un portail qui ne ferme pas. Sans suivi, ce genre de signalement disparaît dans la boîte mail, personne ne sait qui s’en occupe, et le client rappelle.
Quand l’IA reconnaît une demande de dépannage dans un e-mail, un SMS ou un message vocal, elle crée un ticket : client, adresse, problème, urgence, photos et un lien vers le dossier d’origine. S’il manque quelque chose, l’IA le demande au client. Le collègue d’astreinte clique sur « Je m’en occupe », et le client reçoit une confirmation avec son numéro de ticket. Si un ticket urgent n’est pas pris en charge à temps, une relance suit. C’est le même principe que celui des installateurs qui planifient automatiquement les dépannages.
À 20 h 40, un SMS arrive : la clé s’est cassée dans la serrure d’une porte d’entrée que vous avez posée en mars. Un ticket est aussitôt prêt, avec une urgence élevée, l’adresse et l’historique du dossier de mars.
7. L’IA s’occupe du planning dans votre agenda
Prise de mesures, fabrication à l’atelier, pose : il vous faut plusieurs rendez-vous par client. Un client veut encore réfléchir, une date glisse, et le dossier tombe entre deux chaises.
L’IA consulte l’agenda de l’équipe, tient compte de la durée de chaque étape et du temps de trajet, et propose au client deux ou trois créneaux. Si le client répond « plutôt vendredi après-midi, ou lundi avant 10 h », l’IA le comprend. Le rendez-vous arrive dans l’agenda, avec un rappel la veille. Les dossiers qui n’ont plus de prochain rendez-vous depuis quelques jours, elle les signale au responsable.
8. Préparer les factures et suivre les paiements
La facture part parfois tard, parce qu’il faut d’abord reconstituer ce qui a été fait et ce qui a changé en cours de route. Et envoyer une relance de paiement, personne n’aime ça.
Quand un chantier est terminé, l’IA rassemble le devis validé, les notes et les e-mails. Les travaux supplémentaires demandés par le client en cours de route, comme deux portillons de jardin en plus, elle les propose comme lignes supplémentaires, avec la source. La facture arrive comme brouillon dans votre logiciel de comptabilité. Ensuite, l’IA compare chaque jour les factures et les paiements, et prépare une relance aimable quand un paiement se fait attendre. Si le client répond « je paie vendredi », c’est noté, et les relances attendent jusque-là.
9. Vous posez une question, l’IA trouve le dossier
Un client appelle au sujet d’un portail posé il y a quatre ans. Qu’est-ce qui a été posé ? Quelle garantie court encore ? Qui est passé en dernier ? La réponse se trouve quelque part dans de vieux e-mails, des devis, des dossiers papier et la mémoire de ceux qui étaient là à l’époque.
L’IA lit les devis, les factures, les procès-verbaux de réception, les notes, les photos et les e-mails, et les rattache au client et à l’adresse. Vous posez votre question en langage courant et vous obtenez une réponse, avec un lien vers chaque document dont elle provient. L’IA peut ainsi aussi dresser la liste des entretiens à proposer et des garanties qui arrivent bientôt à échéance.
10. Constituer le dossier de fin de chantier
Après les travaux, le procès-verbal de réception, les photos, les notices, les garanties et la facture finale doivent arriver chez le client. Ils sont éparpillés entre les téléphones, les boîtes mail et le serveur.
L’équipe envoie ses photos et ses notes comme d’habitude, et l’IA les rattache au bon chantier. Elle vérifie ce qui manque (« pas de photo du portail fermé »), rédige le compte rendu de chantier, préremplit le procès-verbal de réception et réunit le tout dans un seul PDF. Après votre contrôle, le dossier part chez le client. Une copie est conservée, pour la retrouver tout de suite en cas de question sur le service après-vente.
Par où commencer ?
Pas par les dix à la fois. Commencez petit : choisissez un cas d’usage que vous ressentez chaque jour et dont vous voyez vite ce qu’il rapporte. Dans ce secteur, c’est en général le tri des e-mails, les tickets de dépannage ou les fiches de chantier.
Chez Tandem Studio, nous regardons d’abord comment vous travaillez aujourd’hui, avant d’automatiser quoi que ce soit. L’IA travaille dans les outils que vous avez déjà, comme votre boîte mail, votre logiciel de devis et votre agenda, ou dans un outil sur mesure si c’est plus adapté. L’IA prépare, et là où elle a un doute, une personne décide.
Vous voulez savoir quel cas d’usage vous ferait gagner le plus de temps dans votre entreprise ? Un échange d’un quart d’heure suffit pour l’estimer. Planifiez un échange sans engagement.
